Darf eine Liegenschaftsverwaltung Mieterdossiers in ChatGPT eingeben? Die Checkliste für Verwaltungen
Vierzig Bewerbungen für eine Wohnung. In der Verwaltung kopiert jemand sie in ChatGPT, um die Kandidaten zu ordnen: Löhne, Betreibungsregisterauszüge, Ausweiskopien und eine Notiz, dass eine Miete vom Sozialamt bezahlt wird. Eine Stunde gespart. Wohin sind diese Dossiers gegangen, und wer hat entschieden, wer die Wohnung bekommt?
Die kurze Antwort: nur, was die Vermietung braucht, nur an einen Anbieter mit Vertrag, nur dorthin, wohin das Gesetz es zulässt, und mit einer Person, die den Mieter wählt: Ein vollständig automatisierter Entscheid gibt Bewerbern das Recht, informiert zu werden und eine Überprüfung durch eine Person zu verlangen (Art. 21). Mieterdossiers sind Personendaten, teils besonders schützenswerte, und das Gesetz verlangt, nur zu beschaffen, was der Zweck braucht, und es nur so lange aufzubewahren, wie er es braucht.
Am 30. September 2026 mit dem Gesetz abgeglichen
Ist das erlaubt?
- CHF 250'000
Die höchste Busse im Datenschutzgesetz, wenn Daten einem Anbieter übergeben werden, ohne dass die Voraussetzungen der Auftragsbearbeitung erfüllt sind, oder ohne den nötigen Schutz und ohne Ausnahme ins Ausland gehen. Sie trifft die verantwortliche Person, wenn der Verstoss vorsätzlich ist (Art. 61 DSG).
- Von der KI entschieden
Beruht ein Entscheid allein auf der KI und beeinträchtigt er eine Bewerberin erheblich, müssen Sie sie informieren; auf Antrag kann sie ihren Standpunkt darlegen und eine Überprüfung durch eine Person verlangen. Wer vorsätzlich nicht informiert, kann mit Busse bis 250 000 Franken bestraft werden (Art. 21 und 60 DSG).
- Besonders schützenswert
Eine Miete, die das Sozialamt bezahlt, ist eine Angabe über eine Massnahme der sozialen Hilfe: ein besonders schützenswertes Personendatum im Sinne des Gesetzes (Art. 5 DSG).
Die Checkliste
0 von 10 abgehakt
Bewirtschaftung, Buchhaltung und Hauswartung eingeschlossen. Schauen Sie Browser-Erweiterungen, Handy-Apps und Spesenabrechnungen an: Das Tool, das Sie nicht kennen, ist das, das Sie nicht kontrollieren.
Bewerbungen, Betreibungsregisterauszüge, Ausweiskopien, Lohnabrechnungen, Korrespondenz mit Mietern, Ausstandslisten. Alles davon sind Personendaten.
Daten dürfen nur zu einem für die Person erkennbaren Zweck beschafft werden, und die Bearbeitung muss verhältnismässig sein (Art. 6 DSG). Was Sie nie verlangen, kann nie abfliessen.
Ein kostenloses oder privates Konto läuft unter Bedingungen für Privatkunden. Ein Business-Angebot hat einen anderen Vertrag. Welches nutzt jede Person wirklich?
Manche Angebote für Privatkunden dürfen Unterhaltungen zum Trainieren ihrer Modelle nutzen und eine Zeit lang aufbewahren, solange eine Einstellung nicht ausgeschaltet ist. Lesen Sie die Bedingungen des genutzten Angebots, nicht die Startseite.
Ein Unternehmen, das Mieterdaten für Sie bearbeitet, nennt das Gesetz Auftragsbearbeiter. Das ist mit einem Vertrag erlaubt, wenn es nur tut, was Sie selbst tun dürften, und die Datensicherheit gewährleistet (Art. 9 DSG).
Viele KI-Tools bearbeiten Daten in den USA. Mieterdaten dorthin zu senden, braucht eine rechtliche Grundlage, zum Beispiel eine Zertifizierung nach dem Swiss-US Data Privacy Framework oder Standarddatenschutzklauseln (Art. 16 und 17 DSG).
Eine KI kann sortieren, zusammenfassen und hinweisen. Die Wahl des Mieters bleibt bei einer Person, sonst muss die Bewerberin informiert werden und kann eine Überprüfung durch eine Person verlangen (Art. 21 DSG).
Daten müssen vernichtet oder anonymisiert werden, sobald der Zweck sie nicht mehr braucht (Art. 6 DSG). Die Dossiers nicht berücksichtigter Bewerber haben meist keinen Zweck mehr, sobald die Wohnung vermietet ist, Kopien in KI-Tools eingeschlossen.
Wenn Sie Daten beschaffen, müssen Sie mitteilen, wer Sie sind, wozu Sie sie brauchen, wem sie bekanntgegeben werden, und in welches Land, wenn sie ins Ausland gehen (Art. 19 DSG). Gehen Sie danach die Regeln mit Ihrem Team durch.
Alles abgehakt? Regeln, die nur in Ihrem Kopf existieren, halten niemanden auf. Der nächste Schritt ist, sie aufzuschreiben: Das Kit enthält eine einseitige Richtlinie und ein Informationsblatt für Bewerber zum Anpassen. Kit anfordern
Welche Aufgabe gehört wohin?
Das Kit ordnet sechs alltägliche Aufgaben einer Verwaltung ein. Zwei davon:
- Ein Wohnungsinserat schreiben
- Ein öffentliches Tool genügt.
- Eine allgemeine Mitteilung an alle Mieter entwerfen
- Ein öffentliches Tool genügt, ohne Namen.
- Mietbewerbungen ordnen
- Im Kit
- Die Beschwerde eines Mieters beantworten
- Im Kit
- Eine Mahnung für Mietzinsausstände schreiben
- Im Kit
- Die Unterhaltsgeschichte einer Liegenschaft zusammenfassen
- Im Kit
Weniger beschaffen, weniger aufbewahren
Personendaten müssen rechtmässig, nach Treu und Glauben und verhältnismässig bearbeitet, nur zu einem für die Person erkennbaren Zweck beschafft und vernichtet oder anonymisiert werden, sobald dieser Zweck sie nicht mehr braucht (Art. 6 DSG). Je weniger ein Dossier enthält, desto weniger gibt es in irgendeinem Tool zu schützen.
Mitteilen, was mit den Daten geschieht
Bei der Beschaffung müssen Sie mindestens mitteilen, wer Sie sind, wozu Sie die Daten brauchen und wem sie bekanntgegeben werden; gehen sie ins Ausland, in welches Land und auf welcher Grundlage (Art. 19 DSG). Wer vorsätzlich nicht informiert, kann auf Antrag mit Busse bis 250 000 Franken bestraft werden (Art. 60 DSG).
Was sich in der Praxis bewährt
Eine verbreitete Lösung hat drei Stufen: öffentliche KI-Tools für Inserate und allgemeine Mitteilungen ohne Namen, nichts über Mieter in einem Tool, das Ihre Verträge nicht abdecken, und eine private KI, in der Schweiz betrieben, für Bewerbungen, Ausstände und Korrespondenz.
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