KI-Sitzungsnotizen: Dürfen Sie Ihre Kunden aufnehmen?
Das Gespräch beginnt. Ein kleiner Bot tritt als «Notetaker» bei, und die Sitzung läuft wie immer. Eine Stunde später erhalten alle eine saubere Zusammenfassung mit Pendenzen. Niemand hat den Kunden gefragt, ob er aufgenommen werden will. War das erlaubt?
Die kurze Antwort: Wenn das Tool das Gespräch aufnimmt, müssen alle Beteiligten einverstanden sein. Ein nichtöffentliches Gespräch, an dem Sie teilnehmen, ohne Einwilligung der anderen aufzunehmen, ist in der Schweiz strafbar, ebenso das Aufbewahren oder Verwenden der Aufnahme. Und das Transkript voller Personendaten liegt jetzt auch beim Anbieter des Tools.
Am 30. September 2026 mit dem Gesetz abgeglichen
Sind alle einverstanden?
- 1 Jahr
Die höchste Freiheitsstrafe, wenn Sie ein nichtöffentliches Gespräch, an dem Sie teilnehmen, ohne Einwilligung der anderen aufnehmen, oder eine solche Aufnahme aufbewahren, auswerten oder weitergeben (Art. 179ter StGB). Verfolgt auf Antrag.
- 3 Jahre
Für die Aufnahme eines fremden nichtöffentlichen Gesprächs ohne Einwilligung aller (Art. 179bis StGB). Manche Tools treten Sitzungen aus Ihrem Kalender bei, auch wenn niemand aus Ihrem Unternehmen dabei ist.
- Enge Ausnahme
Ohne Einwilligung aufgenommen werden dürfen nur Gespräche mit Hilfs-, Rettungs- und Sicherheitsdiensten sowie Geschäftsgespräche über Bestellungen, Aufträge, Reservationen und ähnliche Geschäftsvorfälle, und diese Aufnahmen dürfen nur zur Beweisführung dienen (Art. 179quinquies StGB).
Die Checkliste
0 von 10 abgehakt
KI-Zusammenfassungen in Ihrer Videokonferenz-App, Bots, die Gesprächen beitreten, Handy-Apps, die Sitzungen im Raum aufnehmen. Fragen Sie das Team: Manche sind mit einem Klick eingeschaltet.
Viele Tools nehmen den Ton auf, um das Transkript zu erstellen. Tut Ihres das, gelten die Regeln zur Aufnahme, wie auch immer sich das Tool nennt.
Sagen Sie, dass das Gespräch aufgenommen und zusammengefasst wird, mit welchem Tool, und lassen Sie alle Nein sagen. Eine Einwilligung einmal für alle künftigen Gespräche gerät schnell in Vergessenheit.
Wer es vorher weiss, kann vor dem Gespräch widersprechen, und niemand wird von einem Bot in der Sitzung überrascht.
Manche Tools treten Sitzungen aus Ihrem Kalender bei, auch solchen, an denen Sie nicht teilnehmen. Ein fremdes Gespräch aufzunehmen, ist die schwerere Straftat (Art. 179bis StGB).
Welches Unternehmen sie speichert, in welchem Land, wie lange. Transkripte sind voller Personendaten, und sie ins Ausland zu senden, braucht eine rechtliche Grundlage (Art. 16 und 17 DSG).
Ein Anbieter, der für Sie aufnimmt und transkribiert, ist Auftragsbearbeiter: Das braucht einen Vertrag, und er darf nur tun, was Sie selbst tun dürften (Art. 9 DSG). Prüfen Sie, ob Aufnahmen zum Trainieren seiner Modelle genutzt werden.
Daten müssen vernichtet oder anonymisiert werden, sobald der Zweck sie nicht mehr braucht (Art. 6 DSG). Behalten Sie die Notizen, nicht die Aufnahme.
Streitigkeiten, HR-Gespräche, Gesundheitsfragen: Notizen von Hand. Nehmen Sie trotzdem auf, ändert ein privates Tool in der Schweiz, wohin der Ton geht, nicht die nötige Einwilligung.
Welche Tools, welche Sitzungen, was zu Beginn zu sagen ist, wann gelöscht wird. Eine Regel, die man kennt, ist eine Regel, die man befolgt.
Alles abgehakt? Regeln, die nur in Ihrem Kopf existieren, halten niemanden auf. Das Kit enthält die Regel auf einer Seite und die Worte für den Beginn eines Gesprächs, bereit zum Einfügen. Kit anfordern
Welche Sitzungen dürfen aufgenommen werden?
Das Kit ordnet sechs Arten von Sitzungen ein. Zwei davon:
- Eine interne Sitzung, bei der alle zu Beginn zugestimmt haben
- Ja; den Ton löschen, sobald die Notizen geprüft sind.
- Ein Webinar, das Sie veranstalten
- Erklären Sie, was aufgenommen wird und wozu; holen Sie für nichtöffentliche Beiträge wie Fragen die Einwilligung ein, oder lassen Sie Mikrofone und Video der Teilnehmenden aus der Aufnahme.
- Ein erstes Gespräch mit einem möglichen Kunden
- Im Kit
- Eine Kundensitzung zu einem Streitfall
- Im Kit
- Ein HR-Gespräch mit einer Mitarbeiterin
- Im Kit
- Ein Gespräch, bei dem jemand Nein sagt
- Im Kit
Was das Strafgesetzbuch sagt
Wer als Gesprächsteilnehmer ein nichtöffentliches Gespräch ohne Einwilligung der anderen aufnimmt, wird mit Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder Geldstrafe bestraft, ebenso wer eine so hergestellte Aufnahme aufbewahrt, auswertet oder einem Dritten zugänglich macht (Art. 179ter StGB). Wer ein fremdes nichtöffentliches Gespräch ohne Einwilligung aller aufnimmt, wird mit bis zu drei Jahren bestraft (Art. 179bis StGB). Beides wird nur auf Antrag verfolgt.
Das Transkript ist ein Personendatum
Namen, Meinungen, Zahlen, Zusagen: Ein Transkript enthält alles davon. Es einem Anbieter zu übergeben, ohne dass Artikel 9 Absätze 1 und 2 erfüllt sind, oder es ohne den Schutz von Artikel 16 und ausserhalb der Ausnahmen von Artikel 17 ins Ausland zu senden, kann mit Busse bis 250 000 Franken bestraft werden; sie trifft die verantwortliche Person, bei Vorsatz und auf Antrag (Art. 61 DSG).
Was sich in der Praxis bewährt
Zu Beginn fragen, nur aufnehmen, wenn alle einverstanden sind, die Notizen behalten und den Ton löschen, und heikle Sitzungen nicht aufnehmen. Für Kundensitzungen hält ein Notiz-Tool, das in der Schweiz betrieben wird, das Transkript in der Schweiz.
Wo steht Ihr Unternehmen?
Der Fragebogen dauert zwei Minuten und zeigt, welcher erste Schritt passt. Oder besprechen Sie es in einem kostenlosen 15‑Minuten‑Gespräch.
Kostenloses 15‑Minuten‑Gespräch buchen
Wählen Sie eine passende Zeit und bestätigen Sie sie aus Ihrem Posteingang. Passt die Zeit auf unserer Seite nicht mehr, hören Sie noch am selben Arbeitstag von uns.
Was in 15 Minuten passiert
- 0–5 Min.
Ihre Situation
Was KI für Sie tun soll und was sie nie sehen darf.
- 5–10 Min.
Was möglich ist
Welche Aufgaben privat laufen können, was es ungefähr kostet und was menschlich bleiben soll.
- 10–15 Min.
Der nächste Schritt
Ein Test auf Ihren eigenen Dokumenten, eine Analyse oder vorerst nichts.
Lieber schreiben? Senden Sie eine Nachricht
Sagen Sie uns, was KI für Sie tun soll und was sie nie sehen darf. Wir sagen Ihnen ehrlich, was möglich ist, was es kostet und was menschlich bleiben soll. Noch keine Details? Ein Hallo genügt.