ChatGPT et dossiers de locataires : la liste de contrôle pour les régies
Quarante dossiers pour un appartement. À la régie, quelqu'un les colle dans ChatGPT pour classer les candidats : salaires, extraits des poursuites, copies de pièces d'identité, et une note disant qu'un loyer est payé par l'aide sociale. Une heure de gagnée. Où sont partis ces dossiers, et qui a décidé qui aura l'appartement ?
La réponse courte : seulement ce dont la location a besoin, seulement à un fournisseur sous contrat, seulement là où la loi permet de l'envoyer, et avec une personne qui choisit le locataire : une décision entièrement automatisée donne aux candidats le droit d'en être informés et de demander qu'une personne la revoie (art. 21). Les dossiers de locataires sont des données personnelles, parfois sensibles, et la loi vous demande de ne collecter que ce dont le but a besoin et de ne le garder que le temps nécessaire.
Vérifié avec la loi le 30 septembre 2026
Est-ce permis ?
- CHF 250'000
L'amende la plus élevée de la loi sur la protection des données pour avoir confié des données à un fournisseur sans remplir les conditions de la sous-traitance, ou les avoir envoyées à l'étranger sans la protection requise ni exception. Elle vise la personne responsable, quand la violation est intentionnelle (art. 61 LPD).
- Décidé par l'IA
Si une décision repose uniquement sur l'IA et affecte sensiblement un candidat, vous devez l'en informer ; sur demande, il peut faire valoir son point de vue et la faire revoir par une personne. Ne pas l'informer intentionnellement est passible d'une amende jusqu'à 250 000 francs (art. 21 et 60 LPD).
- Données sensibles
Un loyer payé par l'aide sociale est une donnée sur une mesure d'aide sociale : une donnée personnelle sensible au sens de la loi (art. 5 LPD).
La liste de contrôle
0 sur 10 cochés
Gérances, comptabilité et conciergerie comprises. Regardez les extensions de navigateur, les applications mobiles et les notes de frais : l'outil que vous ne connaissez pas est celui que vous ne maîtrisez pas.
Dossiers de candidature, extraits des poursuites, copies de pièces d'identité, fiches de salaire, correspondance avec les locataires, listes d'impayés. Tout cela, ce sont des données personnelles.
Les données ne peuvent être collectées que pour un but reconnaissable par la personne, et le traitement doit être proportionné (art. 6 LPD). Ce que vous ne demandez jamais ne peut jamais fuiter.
Un compte gratuit ou personnel relève des conditions grand public. Une offre entreprise vient avec un autre contrat. Lequel chacun utilise-t-il vraiment ?
Certaines offres grand public peuvent utiliser les conversations pour entraîner leurs modèles, et les garder un certain temps, tant qu'un réglage n'est pas désactivé. Lisez les conditions de l'offre utilisée, pas la page d'accueil.
Une entreprise qui traite des données de locataires pour vous est ce que la loi appelle un sous-traitant. C'est permis avec un contrat, s'il ne fait que ce que vous pourriez faire vous-même et garantit la sécurité des données (art. 9 LPD).
Beaucoup d'outils d'IA traitent les données aux États-Unis. Y envoyer des données de locataires demande une base légale, par exemple une certification Swiss-US Data Privacy Framework ou des clauses types de protection des données (art. 16 et 17 LPD).
Une IA peut trier, résumer et signaler. Le choix du locataire reste à une personne, sinon le candidat doit en être informé et peut demander qu'une personne revoie la décision (art. 21 LPD).
Les données doivent être détruites ou anonymisées dès que le but ne les demande plus (art. 6 LPD). Les dossiers des candidats non retenus n'ont en général plus de but une fois l'appartement loué, copies dans les outils d'IA comprises.
Quand vous collectez des données, vous devez dire qui vous êtes, pourquoi vous en avez besoin, à qui elles sont communiquées, et dans quel pays si elles partent à l'étranger (art. 19 LPD). Présentez ensuite les règles à votre équipe.
Tout est coché ? Des règles qui n'existent que dans votre tête n'arrêtent personne. L'étape suivante, c'est de les écrire : le kit contient une directive d'une page et une notice d'information pour les candidats à adapter. Recevoir le kit
Quelle tâche va où ?
Le kit classe six tâches courantes d'une régie. Deux d'entre elles :
- Rédiger une annonce de location
- Un outil public convient.
- Rédiger un avis général à tous les locataires
- Un outil public convient, sans noms.
- Classer des dossiers de candidature
- Dans le kit
- Répondre à la plainte d'un locataire
- Dans le kit
- Rédiger un rappel pour loyer impayé
- Dans le kit
- Résumer l'historique des travaux d'un immeuble
- Dans le kit
Collecter moins, garder moins
Les données personnelles doivent être traitées de manière licite, de bonne foi et proportionnée, collectées seulement pour un but reconnaissable par la personne, et détruites ou anonymisées dès que ce but ne les demande plus (art. 6 LPD). Moins un dossier en contient, moins il y a à protéger dans n'importe quel outil.
Dire aux gens ce qu'il advient de leurs données
Lors de la collecte, vous devez indiquer au moins qui vous êtes, pourquoi vous avez besoin des données et à qui elles sont communiquées ; si elles partent à l'étranger, dans quel pays et sur quelle base (art. 19 LPD). Omettre intentionnellement d'informer est passible d'une amende jusqu'à 250 000 francs, sur plainte (art. 60 LPD).
Ce qui marche en pratique
Une organisation courante tient en trois niveaux : des outils d'IA publics pour les annonces et les avis généraux sans noms, rien sur un locataire dans un outil que vos contrats ne couvrent pas, et une IA privée exploitée en Suisse pour les candidatures, les impayés et la correspondance.
Où en est votre entreprise ?
Le questionnaire prend deux minutes et indique la première étape qui convient. Ou parlons-en lors d'un appel gratuit de 15 minutes.
Réserver un appel gratuit de 15 minutes
Choisissez le moment qui vous convient et confirmez-le depuis votre boîte de réception. Si l'horaire ne nous convient plus, vous avez de nos nouvelles le jour ouvrable même.
Ce qui se passe en 15 minutes
- 0–5 min
Votre situation
Ce que l'IA devrait faire pour vous, et ce qu'elle ne doit jamais voir.
- 5–10 min
Ce qui est possible
Quelles tâches peuvent tourner en privé, ce que cela coûte à peu près, et ce qui doit rester humain.
- 10–15 min
La prochaine étape
Un test sur vos propres documents, un diagnostic, ou rien pour l'instant.
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