Notes de réunion par IA : pouvez-vous enregistrer vos clients ?
L'appel commence. Un petit robot rejoint la réunion sous le nom « Notetaker », et tout se déroule comme d'habitude. Une heure plus tard, chacun reçoit un résumé impeccable avec les actions à mener. Personne n'a demandé au client s'il voulait être enregistré. Était-ce permis ?
La réponse courte : si l'outil enregistre la conversation, tous les participants doivent être d'accord. Enregistrer une conversation privée à laquelle vous participez sans le consentement des autres est une infraction pénale en Suisse, tout comme conserver ou utiliser l'enregistrement. Et la transcription, pleine de données personnelles, se trouve désormais aussi chez le fournisseur de l'outil.
Vérifié avec la loi le 30 septembre 2026
Tout le monde est d'accord ?
- 1 an
La peine privative de liberté maximale pour avoir enregistré une conversation privée à laquelle vous participez sans le consentement des autres, ou pour avoir conservé, utilisé ou transmis un tel enregistrement (art. 179ter CP). Poursuite sur plainte.
- 3 ans
Pour avoir enregistré une conversation privée à laquelle vous ne participez pas, sans le consentement de tous (art. 179bis CP). Certains outils rejoignent les réunions depuis votre agenda, même quand personne de votre entreprise n'y assiste.
- Exception étroite
Une conversation ne peut être enregistrée sans consentement qu'avec les services d'urgence et de sauvetage, ou dans les appels professionnels portant sur des commandes, mandats, réservations et affaires semblables, et ces enregistrements ne peuvent servir que de preuve (art. 179quinquies CP).
La liste de contrôle
0 sur 10 cochés
Résumés par IA intégrés à votre outil de visioconférence, robots qui rejoignent les appels, applications mobiles qui enregistrent les réunions en salle. Demandez à l'équipe : certains s'activent d'un seul clic.
Beaucoup d'outils enregistrent le son pour produire la transcription. Si c'est le cas du vôtre, les règles sur l'enregistrement s'appliquent, quel que soit le nom qu'il se donne.
Dites que l'appel sera enregistré et résumé, avec quel outil, et laissez chacun refuser. Un consentement donné une fois pour tous les appels futurs s'oublie vite.
Qui le sait à l'avance peut s'y opposer avant l'appel, et personne n'est surpris par un robot dans la réunion.
Certains outils rejoignent les réunions depuis votre agenda, y compris celles auxquelles vous n'assistez pas. Enregistrer une conversation à laquelle on ne participe pas est l'infraction la plus grave (art. 179bis CP).
Quelle entreprise les stocke, dans quel pays, pour combien de temps. Les transcriptions sont pleines de données personnelles, et les envoyer à l'étranger demande une base légale (art. 16 et 17 LPD).
Un fournisseur qui enregistre et transcrit pour vous est un sous-traitant : il faut un contrat, et il ne peut faire que ce que vous pourriez faire vous-même (art. 9 LPD). Vérifiez si les enregistrements servent à entraîner ses modèles.
Les données doivent être détruites ou anonymisées dès que le but ne les demande plus (art. 6 LPD). Gardez les notes, pas l'enregistrement.
Litiges, entretiens RH, questions de santé : prenez des notes à la main. Si vous en enregistrez une quand même, un outil privé exploité en Suisse change l'endroit où va l'audio, pas le consentement qu'il faut.
Quels outils, quelles réunions, quoi dire au début, quand supprimer. Une règle qu'on connaît est une règle qu'on suit.
Tout est coché ? Des règles qui n'existent que dans votre tête n'arrêtent personne. Le kit contient la règle sur une page, et les mots à dire au début d'un appel, prêts à coller. Recevoir le kit
Quelles réunions peut-on enregistrer ?
Le kit classe six types de réunions. Deux d'entre eux :
- Une réunion interne où tout le monde a accepté au début
- Oui ; supprimer le son une fois les notes vérifiées.
- Un webinaire que vous organisez
- Expliquez ce qui est enregistré et pourquoi ; obtenez le consentement pour les contributions non publiques comme les questions, ou laissez micros et vidéos des participants hors de l'enregistrement.
- Un premier appel avec un client potentiel
- Dans le kit
- Une réunion client sur un litige
- Dans le kit
- Un entretien RH avec un collaborateur
- Dans le kit
- Un appel où un participant refuse
- Dans le kit
Ce que dit le Code pénal
Enregistrer une conversation privée à laquelle vous participez sans le consentement des autres est puni d'une peine privative de liberté d'un an au plus ou d'une peine pécuniaire, tout comme conserver, utiliser ou rendre accessible un enregistrement fait ainsi (art. 179ter CP). Enregistrer la conversation privée d'autres personnes sans le consentement de tous est puni de trois ans au plus (art. 179bis CP). Dans les deux cas, la poursuite n'a lieu que sur plainte.
La transcription est une donnée personnelle
Noms, opinions, chiffres, promesses : une transcription contient tout cela. La confier à un fournisseur sans remplir les conditions de l'article 9 al. 1 et 2, ou l'envoyer à l'étranger sans la protection de l'article 16 et hors des exceptions de l'article 17, est passible d'une amende jusqu'à 250 000 francs, infligée à la personne responsable pour des violations intentionnelles, sur plainte (art. 61 LPD).
Ce qui marche en pratique
Demander au début, n'enregistrer que si tout le monde est d'accord, garder les notes et supprimer le son, et laisser les réunions sensibles hors enregistrement. Pour les réunions clients, un outil de prise de notes exploité en Suisse garde la transcription en Suisse.
Où en est votre entreprise ?
Le questionnaire prend deux minutes et indique la première étape qui convient. Ou parlons-en lors d'un appel gratuit de 15 minutes.
Réserver un appel gratuit de 15 minutes
Choisissez le moment qui vous convient et confirmez-le depuis votre boîte de réception. Si l'horaire ne nous convient plus, vous avez de nos nouvelles le jour ouvrable même.
Ce qui se passe en 15 minutes
- 0–5 min
Votre situation
Ce que l'IA devrait faire pour vous, et ce qu'elle ne doit jamais voir.
- 5–10 min
Ce qui est possible
Quelles tâches peuvent tourner en privé, ce que cela coûte à peu près, et ce qui doit rester humain.
- 10–15 min
La prochaine étape
Un test sur vos propres documents, un diagnostic, ou rien pour l'instant.
Vous préférez écrire ? Envoyer un message
Dites-nous ce que l'IA devrait faire pour vous, et ce qu'elle ne doit jamais voir. Nous vous dirons franchement ce qui est possible, ce que cela coûte et ce qui doit rester humain. Pas encore de détails ? Un bonjour suffit.